INFORMES GERENCIALES

Se denominan informes gerenciales a los informes presentados por el gerente de una empresa. Los informes gerenciales están dirigidos a los directivos de la empresa.

En el informe gerencial, el gerente puede dar una relación minuciosa de las circunstancias que ocurren en la sucursal o sucursales que se encuentran a su cargo.

Los datos necesarios en un informe son:

• Nombre del gerente
• Nombre de los auxiliares responsables (Administradores y contadores)
• Fecha
• Dirección de la sucursal o de la empresa
• Fuentes
• Recomendaciones
• Anexos correspondientes.

Ejemplo de informe gerencial:

Informe Gerencial

Junta directiva presente:

Con este informe les comunico la circunstancia general de la sucursal “Uninorte S.A de C.V” expresando las variables de ingresos, egresos y contratos correspondientes a los meses de diciembre a febrero del presente año.

En primer término, la venta de uniformes escolares en fechas de diciembre y enero fue muy reducida, especialmente por el periodo de vacaciones, lo que dejó una merma económica del 30% a lo recibido en fecha semejante del año pasado.

En el mes de febrero del presente las ventas han subido, y especialmente en los uniformes de gala, utilizados para los honores a la bandera, los cuales han tenido preferencia respecto a la competencia.

La relación de ventas se encuentra claramente desglosada en el informe anexo realizado por el departamento de contabilidad, el cual muestra un crecimiento del 70% en la venta de dichos uniformes.

Igualmente se aclara que la manufactura de los uniformes ha contenido un gasto extra, al mejorar la calidad de tela y un mejoramiento en los accesorios tales como:

• Gorras,
• Guantes
• Chamarras
• Zapatos
• Mochilas

En otro tenor, se informa que se ha conseguido un total de cuatro contratos para uniformar alumnos, contratos que se anexan a este informe.

Los uniformes serán de los tipos “deportivo”, de “gala”, y “de uso diario”, por lo que nuestros pedidos y producción se encuentran asegurados hasta el mes de Septiembre de este año.

El costo por la elevación en la producción ascenderá a 5.000.000.00 (Cinco millones de pesos M/N), y la relación de inversión les será enviada junto con este informe como un anexo especial.

Si se requiere que sea esta fábrica la que surta todos los uniformes se requerirán tal y como lo indica el informe del administrador la adquisición de 20 máquinas de coser rectas y la contratación de 20 personas experimentadas para el trabajo. Igualmente, se requerirá la adquisición de un vehículo repartidor, y la adquisición de materias primas para tal fin.

Como recomendación, sugiero que la planta ubicada en la delegación Azcapotzalco realice los uniformes para la escuela Instituto Forext S.C, que se encuentra en esa demarcación.

Colaboraron en el presente informe:

El Lic. En administración Rosalba Mendieta Gamboa, Ezequiel, Pérez Linares y la Contadora Publica Sofía Duran Gutiérrez.

Guatemala a 04 de Mayo de 2013.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Toda organización procesa información financiera  así como no financiera , como consecuencia de actividades y eventos  que inciden en el logro de sus planes, metas y objetivos. Esta información debe ser identificada por la alta dirección como importante para el manejo de la misma y debe ser utilizada por aquellas personas que la necesitan.

El informe de auditoría debe presentarse oportunamente, con el objeto de que la información en él contenida sea actual, útil y valiosa, así como para que las autoridades a quienes corresponda, adopten de forma inmediata las medidas correctivas a que hubiere lugar a fin de subsanar las deficiencias señaladas.

La misma debe servir para: 

1. Verificar el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos. 
2. Rendición de cuentas.
3. Monitoreo del desempeño de las actividades de la institución y el desempeño de los funcionarios y empleados responsables de las áreas operacionales.
4. Asignación de recursos. 
5. Toma de decisiones.

El informe de auditoría debe presentar las siguientes características:

Objetivo: Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas.

Claros: La redacción debe hacerse de manera que atraiga la atención del lector, expresando las ideas en forma clara, que sea fácilmente comprensible.

Oportunos: Los informes deben emitirse sin retrasos, a fin de que la alta gerencia pueda tomar las decisiones correctivas del problema planteado lo más pronto posible.

Estructura del Informe de Auditoría: 

Todo informe de auditoría debe contener en su texto, como mínimo, los siguientes aspectos: 

1. Capítulo I – Aspectos Preliminares 

2. Capítulo II – Características del Ente, Programa, Proyecto, Planes, etc. 

3. Capítulo III – Resultados de la Auditoría. 4. Capítulo IV – Disposiciones Finales. 

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

SGC – ISO 9001:2008 DC.CA.8.02 Rev. 0

AREA O PROCESO AUDITADO:		FECHA DE AUDITORIA:
RESPONSABLE DEL AREA O PROCESOS AUDITADOS:		Cod: (Ver Programa auditoría)
EQUIPO AUDITOR:
OBJETIVO:
ALCANCE DE AUDITORIA:
CRITERIO DE AUDITORIA:

I. Resumen de la Auditoría

La auditoría se llevó a cabo en la Bodega Central y su objetivo fue medir el grado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y el cumplimiento de la norma ISO 9001:2000.

II. Hallazgos

a)   Observaciones: Las observaciones no constituyen un incumplimiento evidente de algún requisito del Sistema de Gestión de Calidad, o no son representativas, sin embargo, los responsables deben analizar las causas y tomar las acciones correctivas o preventivas, según sea el caso: §  Observación n°1 (Ref.): §  Observación n°2 (Ref.): §  Observación n°3 (Ref.): §  Observación n°4 (Ref.):

b)   No Conformidades: Estas constituyen un no cumplimiento de un requisito, por lo que las no conformidades que fueron detectadas deben ser atendidas por los responsables de área y tomar acciones correctivas que en el corto plazo se resuelvan. §  No conformidad N°1 (Ref. Norma ISO 9001:2000, punto 7.5): §  No conformidad N°2 (Ref.):

c)   Oportunidades de Mejora Estas constituyen un hallazgo que permitiría mejorar el proceso o unidad evaluada, de tal manera que la Gestión se vea favorecida. Estas quedan al criterio de los responsables del área, las que pueden ser evaluadas para tomar una acción a seguir.

III. Compromiso de los auditados con ISO 9001:2000
Nombre	Comentario	Grado Compromiso

Auditor Líder:	Fecha Informe:
Transmisión:

REDACCIÓN DE HALLAZGOS

La auditoría es vital ya que hace parte del conjunto de elementos que permiten verificar si el sistema Hace lo que Planificó y son un punto de partida para Actuar mediante acciones de mejoramiento.

Primero es necesario tener claridad en los conceptos, poco podemos hablar si no hay claridad sobre estos, es por esto que vamos a identificar inicialmente 2 basados en la norma ISO 19011:20012:

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoría.

Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

Estos dos componentes integran el hallazgo. El primero hace referencia a los requisitos establecidos por la organización que el auditado debe cumplir y que debe ser delimitado antes de iniciar la auditoría puede ser la norma en que la empresa se está o pretende certificar, requisitos legales, procedimientos, políticas de gestión, todo lo que esté presente en el alcance de auditoría. El segundo hace referencia a comparar la realidad ante los requisitos aplicables, en qué grado se están cumpliendo estos criterios de auditoria.

Difícilmente se puede generar un hallazgo sin tener presente tanto los criterios de auditoría con la evidencia de auditoría. Ahora veamos dos nuevas definiciones también presentes en la norma ISO 19011:2012:

Hallazgo de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Existen 3 tipos de hallazgos: Fortaleza, Observación-Oportunidad de Mejora y no conformidad, vamos a centrarnos en las no conformidades.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el hallazgo de auditoría es el resultado de comprar la evidencia de auditoría con los criterios de auditoría, si la evidencia no demuestra que se cumple el criterio de auditoría aplica una No conformidad.

Debemos evitar al máximo que una no conformidad no contenga criterio de auditoria o evidencia de auditoría ya que afectaríamos a la organización como auditores al momento de planificar una acción correctiva. Ahora vamos a enfocarnos en la agregación de valor, para esto es vital que como auditores identifiquemos cual es el impacto del incumplimiento, si el impacto es trivial y no vital seguramente es una No conformidad que no aportará suficiente a la organización, sin embargo sigue siendo un incumplimiento, para esto se puede profundizar un poco más en la evidencia con el fin de identificar un problema mayor, es decir, ir más allá de la punta del Iceberg.

A continuación haremos un ejemplo de un hallazgo identificado a una empresa de comercialización de motores de autos que se encuentra certificada en ISO 9001:2008.

Se trata de la misma situación, pero generar hallazgos que agreguen valor permite que las empresas identificar lo prioritario y enfocar su estrategia hacia su cierre definitivo.

Podemos notar que hay dos incumplimientos: La no realización de la evaluación de proveedores a “Transportamos mercancías” y la no realización de la evaluación de proveedores a “Bodegas seguras”. Sin embargo los dos incumplimientos fueron la evidencia para identificar una sola No conformidad y en lugar de hacer dos no conformidades con una evidencia cada una se hizo una no conformidad con dos evidencias, así bajamos la cantidad de no conformidades y dejamos las necesarias para optimizar los recursos del cliente para la atención de no conformidades.

Debemos evitar (Así seamos auditores) que las organizaciones trabajen en función del auditor sino enfocados en mejorar su servicio o cualquier otro de sus objetivos. Debemos ser conscientes también como auditores que la cantidad de hallazgos no determina que tan buenos o malos somos como auditores, por lo que debemos enfocarnos en generar hallazgos que le permitan al cliente identificar mejoras en su sistema de gestión.

CARTA DE SOLICITUD AL ABOGADO

INSTRUCCIONES

La fecha de la carta deberá ser la del informe o anterior. Cuando la carta lleve fecha anterior y no se haya realizado una actualización de la misma a fecha de informe, el socio deberá ser informado.

Las informaciones mínimas sobre las que se solicita información estarán en consonancia con las cifras de importancia relativa fijadas.

El modelo de carta adjunto, que deberá llevar membrete del Cliente, tiene carácter de estandar. Deberá, por tanto, adaptarse a las circunstancias específicas de cada cliente.

La carta deberá ser enviada tanto a los asesores jurídicos externos como al departamento jurídico del cliente.

·         En determinadas circunstancias, puede considerarse oportuno enviar un detalle preparado por el cliente, en el que se detallen los asuntos pendientes. En estos casos habrá que indicarlo en la carta solicitando de los abogados información complementaria, si la hubiera, a lo enviado y detalle de las diferencias y omisiones respecto de la información remitida.Cuando se considere necesario, se puede adjuntar un detalle de los asuntos pendientes preparado por el cliente para facilitar la respuesta de los abogados. MODELO DE CARTA DE ABOGADOS Guatemala 31 de Marzo de 2016 Carlos Rolando Aguirre 13 calle 38-12 Zona 15 Muy Sr.Aguirre nuestros:             Nuestros auditores, Aguilar & Asociados, están efectuando el examen de nuestras cuentas anuales al 31 de Diciembr de 2015 terminado en dicha fecha. Con este motivo, le agradeceríamos les facilitasepor escrito la siguiente información: 1. Una breve descripción de cualquier reclamación, procedimiento administrativo o jurisdiccional de cualquier clase en el que sea parte la Sociedad, de los que tenga conocimiento y que considerados separadamente pudiesen suponer obligaciones económicas en cuantía superior a Q. 50,000.00 quetzales., junto con una estimación por su parte de la obligación total por estos conceptos. 2. Una breve descripción de cualquier pasivo contingente de consideración de los que tenga conocimiento como abogado de nuestra entidad, así como su estimación respecto de la obligación total que pudiera emanar de los mismos. Con el fin de precisar qué pasivos contingentes se estimarán de "consideración", únicamente deberá relacionar aquellos cuya reclamación potencial estime será superior a Q. 40,000.00 quetzales. 3 Las cantidades pendientes de cobro por Uds., si las hay, por los honorarios y gastos devengados al 31 de Diciembr de 2015 que  hayan sido facturadas o pendientes de facturar.             La respuesta debería incluir aquellos asuntos existentes a 10 de Abril del 2016, así como los surgidos desde la mencionada fecha hasta el momento de su respuesta.             Por favor, identifique especificamente la naturaleza y razones de cualquier limitación en su información a los auditores, si la hubiese, que pudiera tener en su respuesta.             Su respuesta no será transcrita o citada en nuestros estados financieros sin consultar previamente con Uds.             Le agradeceríamos que su respuesta fuese enviada directamente a los auditores: AGUILAR & ASOCIADOS, S.C. Ciudad de Guatemala Atentamente, Darwin Natareno

CARTA DE REPRESENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN (NIA 580)

El establecer normas y proporcionar lineamientos sobre el uso de representaciones de la administración como evidencia de auditoría, los procedimientos que se deben aplicar para evaluar y documentar las representaciones de la administración y la acción a tomar si la administración se rehúsa a proporcionar representaciones apropiadas.

El auditor deberá obtener evidencia de que la administración reconoce su responsabilidad por la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con el marco de referencia relevante para informes financieros, y que ha aprobado los estados financieros. El auditor puede obtener evidencia del reconocimiento de la administración de dicha responsabilidad y aprobación en actas de la junta directiva de la asamblea de accionistas u organismo similar u obteniendo una representación por escrito de la administración o una copia firmada de los estados financieros.

Las representaciones por escrito solicitadas a la administración pueden ser limitadas a asuntos que se consideren importantes ya sea individual o colectivamente para los estados financieros. Respecto de ciertas partidas puede ser necesario informar a la administración de lo que el auditor entiende por importantes.

En ciertos casos una representación de la administración puede ser única evidencia de auditoría que puede esperarse razonablemente que esté disponible. Por ejemplo, el auditor no esperaría necesariamente que otra evidencia de auditoría estuviera disponible para corroborar la intención de la administración de retener una inversión específica para una plusvalía a largo plazo.

Ejemplo de una Carta de Representación

(Logo de la entidad)    

 (Al auditor)                                                                                                         (Fecha)

 Esta carta de representación es proporcionada en relación con su auditoría de los estados financieros de la Compañía ABC, que comprenden el estado de situación financiera al 31 de diciembre de 20XX y los correspondientes estados integral de resultados, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha y las correspondientes notas a los estados financieros, con el propósito de expresar una opinión respecto a si los estados financieros están presentados razonablemente, en todos sus aspectos significativos, de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera.

 Ciertas representaciones en esta carta son descritas como limitadas a asuntos que son significativos. Las partidas son consideradas significativas, independientemente de su tamaño, si involucran una omisión o una representación incorrecta de información contable que, a la luz de las circunstancias circundantes, hagan probable que el juicio de una persona razonable que confié en la información sería cambiada o influenciada por la omisión o por la representación incorrecta.

Excepto cuando se declare lo contrario a continuación, los montos no significativos menores a $ (insertar monto) en total, no se consideran excepciones que requieran ser revelados para el propósito de las siguientes representaciones. Este monto no es necesariamente indicativo de los montos que requerirían de ajuste o de revelación en los estados financieros.

Confirmamos que [de acuerdo a nuestro mejor entender y conocimiento, habiendo efectuado tales indagaciones que consideramos necesarias para el propósito de informarnos en forma apropiada] [a la (fecha del informe del auditor)]:

Estados financieros

·     

    Hemos cumplido con nuestras responsabilidades como se establecen en los términos del trabajo de auditoría de fecha (insertar fecha) para la preparación y presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera.

·         Reconocemos nuestra responsabilidad por el diseño, implementación y mantención de un control interno pertinente para la preparación y presentación razonable de estados financieros que estén exentos de representaciones incorrectas, ya sea debido a fraude o error.

·         Reconocemos nuestra responsabilidad por el diseño, implementación y mantención de un control interno para prevenir y detectar fraude

·         Los supuestos significativos utilizados por nosotros al efectuar estimaciones contables, incluyendo aquellas mediciones al valor justo, son razonables.

·         Las relaciones y transacciones con partes relacionadas han sido contabilizadas y reveladas apropiadamente de acuerdo con los requerimientos de las Normas Internacionales de Información Financiera.

·         Todos los hechos posteriores a la fecha de los estados financieros y para los cuales las Normas Internacionales de Información Financiera requieren de ajuste o de revelación, han sido ajustados o revelados.

·         Los efectos de representaciones incorrectas no corregidas no son significativos, tanto individualmente como en su sumatoria, para los estados financieros tomados como un todo. Se adjunta a la carta de representación un listado de las representaciones incorrectas no corregidas.

·         Los efectos de todos los litigios y reclamos actualmente conocidos, reales o posibles han sido contabilizados y revelados de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera.

 Información proporcionada

·       

  Les hemos proporcionado:

- Acceso a toda la información de la cual tenemos conocimiento que es pertinente para la preparación y presentación razonable de los estados 677 financieros tales como registros, documentación y otros asuntos;

 - Información adicional que ustedes han solicitado de nosotros para el propósito de la auditoría,

- Acceso sin restricciones a personas dentro de la entidad, respecto de quienes, ustedes han determinado necesario tener acceso para obtener evidencia de auditoría.

·         Todas las transacciones han sido registradas en los registros contables y reflejadas en los estados financieros.  

·         Les hemos revelado los resultados de nuestra evaluación del riesgo que los estados financieros puedan estar representados incorrectamente en forma significativa debido a fraude.

·         Les hemos revelado todos los casos conocidos de incumplimiento o sospecha de incumplimiento con leyes y regulaciones cuyos efectos debieran ser0020considerados al preparar estados financieros.

 (Nombre y cargo del Ejecutivo Principal)

 (Nombre y cargo del Ejecutivo Financiero Principal)

CARTA DE CONFIRMACIÓN BANCARIA

Con frecuencia se usan las confirmaciones externas en relación con los saldos de cuentas y sus componentes, pero no necesitan restringirse a estas partidas. Por ejemplo, el auditor puede pedir confirmación externa de los términos de conve­nios o transacciones que tenga una entidad con terceras partes. La solicitud de confirmación se diseña para averiguar si se han hecho modificaciones al conve­nio, y si es así, cuáles son los detalles relevantes.

El auditor deberá ajustar con exactitud las solicitudes de confirmación externa al objetivo de auditoría específico. Al diseñar la solicitud, el auditor considera las aseveraciones de que se trata y los factores que es probable afecten la confiabilidad de las confirmaciones. Factores tales como la forma de la solicitud de confirmación externa, experiencia previa en la auditoría o trabajos similares, la naturaleza de la información que se confirma y el presunto consul­tado afectan el diseño de las solicitudes, porque estos factores tienen un efecto directo sobre la confiabilidad de la evidencia obtenida mediante procedimien­tos de confirmación externa.